Mod. organizzativo antiriciclaggio
RISCHIO RICICLAGGIO DI UN INTERMEDIARIO FINANZIARIO STRUTTURATO

MODELLO ORGANIZZATIVO DEL SISTEMA POSTO A
PRESIDIO DI RISCHIO RICICLAGGIO
DI UN INTERMEDIARIO FINANZIARIO STRUTTURATO

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1. DISPOSIZIONI PRELIMINARI RISCHIO RICICLAGGIO
 
3. GLI ORGANI AZIENDALI ILRISCHIO RICICLAGGIO E FINANZIAMENTO DEL TERRORISMO
 

1. DISPOSIZIONI PRELIMINARI RISCHIO RICICLAGGIO

1.1. Fonti normative

. Il documento < Disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli in materia antiriciclaggio > da attuazione alle previsioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni per il contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo, contenute nel decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, modificato dal decreto legislativo 25 maggio 2017, n. 90 (di seguito “il decreto”) che ha recepito la quarta direttiva antiriciclaggio (di seguito “la direttiva”).

. Esso rappresenta un’evoluzione del provvedimento dalla Banca d’Italia 11 marzo 2011.

1.2. Definizioni

. “Organo con funzione di supervisione strategica” OFSS: l’organo aziendale a cui - ai sensi del codice civile o per disposizione statutaria - sono attribuite funzioni di indirizzo della gestione dell’impresa, mediante, tra l’altro, esame e delibera in ordine ai piani industriali o finanziari ovvero alle operazioni strategiche;

. “Organo con funzione di gestione” OFG: l’organo aziendale o i componenti di esso a cui - ai sensi del codice civile o per disposizione statutaria - spettano o sono delegati compiti di gestione corrente, intesa come attuazione degli indirizzi deliberati nell’esercizio della funzione di supervisione strategica. Il direttore generale rappresenta il vertice della struttura interna e come tale partecipa alla funzione di gestione;

. “Organo con funzione di controllo”OFC: il collegio sindacale, il consiglio di sorveglianza o il comitato per il controllo sulla gestione;

. “Organi aziendali”: il complesso degli organi con funzioni di supervisione strategica, di gestione e di controllo. La funzione di supervisione strategica e quella di gestione attengono, unitariamente, alla gestione dell’impresa e possono quindi essere incardinate nello stesso organo aziendale. Nei sistemi dualistico e monistico, in conformità delle previsioni legislative, l’organo con funzione di controllo può svolgere anche quella di supervisione strategica;

. “Funzione aziendale”: l’insieme dei compiti e delle responsabilità assegnate per l’espletamento di una determinata fase dell’attività aziendale. Sulla base della rilevanza della fase svolta, la funzione è incardinata presso una specifica unità organizzativa;

. “Funzioni aziendali di controllo”: la funzione di conformità alle norme (Compliance), la funzione di controllo dei rischi (Risk Management Function) e la funzione di revisione interna (Internal Audit);

. “Funzione antiriciclaggio”: la funzione definita dal Provvedimento della Banca d’Italia del 10 marzo 2011 (ovvero al documento aggiornato che entrerà in vigore il 1.1.2019) recante disposizioni attuative in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l’utilizzo degli intermediari e degli altri soggetti che svolgono attività finanziaria a fini di riciclaggio e finanziamento del terrorismo, ai sensi dell’art. 7, comma 2, del Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n. 231;

. "Rischio di riciclaggio”: il rischio derivante dalla violazione di previsioni di legge, regolamentari e di autoregolamentazione funzionali alla prevenzione dell’uso del sistema finanziario per finalità di riciclaggio, di finanziamento del terrorismo o di finanziamento dei programmi di sviluppo delle armi di distruzione di massa, nonché il rischio di coinvolgimento in episodi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo o di finanziamento dei programmi di sviluppo delle armi di distruzione di massa;

2. I PRINCIPI GENERALI DEL RISCHIO RICICLAGGIO

2.1. PRINCIPIO DI PROPORZIONALITA’

. L’Intermediario Finanziario applica le disposizioni secondo il principio di proporzionalità, in coerenza con la forma giuridica adottata, la dimensione, la complessità operativa, la natura dell’attività svolta e la tipologia dei servizi prestati.

2.2. APPROCCIO BASATO SUL RISCHIO

. L’Intermediario Finanziario si dota di un sistema organizzativo e di controllo nonché di strategie, regole, risorse, procedure e funzioni chiaramente individuate e adeguatamente specializzate idoneo ad assicurare l’efficace prevenzione del rischio di riciclaggio.

. Per mitigare il rischio di coinvolgimento dell’Intermediario Finanziario in fatti di riciclaggio tutti gli Organi societari sono direttamente chiamati al corretto adempimento degli obblighi antiriciclaggio.

. Ogni organo aziendale, in base alle rispettive competenze e responsabilità deve:

- definire politiche aziendali coerenti con i principi e le regole antiriciclaggio, e, quindi ,
- adottare linee di policy al fine di preservare l’integrità aziendale;
- porre in atto misure organizzative e operative atte a evitare il rischio di coinvolgimento in episodi di riciclaggio;
- svolgere controlli sul rispetto della normativa e sull’adeguato presidio dei rischi.

. Nel definire gli assetti organizzativi non fa riferimento ai nominativi deli organi aziendali, ma si richiamano le funzioni: Funzione di “supervisione strategica”, “di gestione” e “ di controllo” in concreto assegnate agli organi aziendali o a loro componenti in coerenza con la normativa civilistica e di vigilanza.

. Per una migliore definizione degli assetti organizzativi non fa riferimento a Organi aziendali nominativi, ma si richiamano le funzioni: funzione di “supervisione strategica”, “di gestione” e “ di controllo” in concreto assegnate agli Organi aziendali o a loro componenti in coerenza con la normativa civilistica e di vigilanza.

2.3 Il Funzionigramma delle strutture preposte a fronteggiare il rischio riciclaggio

 

3. GLI ORGANI AZIENDALI ILRISCHIO RICICLAGGIO E FINANZIAMENTO DEL TERRORISMO

3.1 L’Organo con funzione di supervisione strategica

. L’Organo con funzione di supervisione strategica definisce e riesamina, periodicamente, gli orientamenti strategici e le politiche di governo dei rischi connessi con il riciclaggio, e, più specificatamente:

- Approva una policy che indichi in modo analitico e motivato le scelte che l’Intermediario Finanziario intende in concreto compiere sui vari profili rilevanti in materia di assetti organizzativi, procedure e controlli interni, adeguata verifica e conservazione dei dati per assicurare coerenza con l’effettiva esposizione al rischio di riciclaggio;
- Definisce e approva le linee di indirizzo di un sistema di controlli interni organico e coordinato, funzionale alla pronta rilevazione e alla gestione del rischio di riciclaggio e ne assicura l’efficacia nel tempo;
- Approva l’istituzione della funzione antiriciclaggio - di cui nomina e revoca il Responsabile - individuandone i relativi compiti e responsabilità, le modalità di coordinamento e collaborazione con le altre funzioni aziendali di controllo;
- Delibera la nomina e la revoca del responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette, sentito l’organo con funzioni di controllo;
- Assicura che i compiti e le responsabilità in materia antiriciclaggio siano allocate in modo chiaro e appropriato, garantendo che le funzioni operative e quelle di controllo siano distinte e che le funzioni medesime siano fornite di risorse qualitativamente e quantitativamente adeguate;
- Assicura che venga approntato un sistema di flussi informativi, adeguato, completo e tempestivo, verso gli Organi aziendali e tra le funzioni di controllo;
- Assicura la tutela della riservatezza nell’ambito della procedura di segnalazione di operazioni sospette; con cadenza almeno annuale, esamina e approva le relazioni relative all’attività svolta dal responsabile antiriciclaggio e ai controlli eseguiti dalle funzioni competenti, nonché il documento sui risultati dell’autovalutazione dei rischi di riciclaggio;
- Assicura che le carenze e le anomalie riscontrate in esito ai controlli di vario livello siano portate tempestivamente a sua conoscenza, promuovendo l’adozione di idonee misure correttive, delle quali valuta l’efficacia;
- Definisce principi per la gestione dei rapporti con la clientela classificata ad “alto rischio”;
- Valuta i rischi conseguenti all’operatività con paesi terzi associati a più elevati rischi di riciclaggio, individuando i presidi per attenuarli e monitora l’efficacia.

3.2 L’Organo con funzione di gestione

- L’Organo con funzione di gestione cura l’attuazione degli indirizzi strategici e delle politiche di governo del rischio di riciclaggio definiti dall’Organo con funzione di supervisione strategica ed è responsabile per l’adozione di tutti gli interventi necessari ad assicurare l’efficacia dell’organizzazione e del sistema dei controlli antiriciclaggio, al fine di assicurare il rispetto degli obblighi antiriciclaggio.  
- L’Organo cura la definizione di un sistema di controlli interni funzionale alla pronta rilevazione e alla gestione del rischio di riciclaggio e ne assicura l’efficacia nel tempo, in coerenza con le evidenze tratte dall’esercizio di autovalutazione dei rischi; assicura che le procedure operative e i sistemi informativi consentano il corretto adempimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela e di conservazione dei documenti e delle informazioni.  
- In materia di segnalazione di operazioni sospette, l’Organo definisce una procedura articolata in relazione alle specificità dell’attività, alle dimensioni e alle complessità dell’Intermediario Finanziario, secondo il principio di proporzionalità e alla luce dell’approccio basato sul rischio.
- La procedura deve essere in grado di garantire certezza di riferimento, omogeneità nei comportamenti, applicazione generalizzata all’intera struttura, il pieno utilizzo delle informazioni rilevanti e ricostruibilità dell’iter valutativo.  
- Il medesimo Organo adotta, inoltre, misure volte ad assicurare la massima riservatezza della procedura di segnalazione nonché strumenti, anche informatici, per la rilevazione delle operazioni anomale.  
- L’Organo definisce le iniziative e le procedure per assicurare il tempestivo assolvimento degli obblighi di comunicazione alle Autorità previsti dalla normativa in materia antiriciclaggio.
. L’organo provvede altresì a:
- Definire, nell’ambito dei criteri generali approvati dall’organo di supervisione strategica, e formalizzare in un documento ad hoc, le scelte che l’Intermediario Finanziario intende in concreto compiere sui vari profili rilevanti in materia di assetti organizzativi, procedure e controlli interni, adeguata verifica e conservazione dei dati per assicurare coerenza con l’effettiva esposizione al rischio di riciclaggio; il documento deve essere analitico e motivato e va portato a conoscenza di tutti i soggetti interessati;
- Definire i flussi informativi volti ad assicurare la conoscenza dei fattori di rischio a tutte le strutture aziendali coinvolte e agli organi incaricati di funzioni di controllo;
- Approvare i programmi di addestramento e formazione del personale dipendente e dei collaboratori sugli obblighi previsti dalla disciplina in materia antiriciclaggio; l’attività di formazione deve rivestire carattere di continuità e di sistematicità e tenere conto dell’evoluzione della normativa e delle procedure predisposte dall’impresa;
- Adottare strumenti idonei a consentire la verifica dell’attività svolta dai dipendenti e dai collaboratori in modo da rilevare eventuali anomalie che emergano, segnatamente, nei comportamenti, nella qualità delle comunicazioni indirizzate ai referenti e alle strutture aziendali nonché nei rapporti che gli stessi dipendenti o collaboratori intrattengono con la clientela;
- Assicurare, nei casi di operatività a distanza (ad es., effettuata attraverso canali digitali), l’adozione di specifiche procedure informatiche per il rispetto della normativa antiriciclaggio, con particolare riferimento all’individuazione automatica di operazioni anomale;
- Definire le procedure di gestione dei rapporti con la clientela classificata ad “alto rischio”, in coerenza con i principi generali fissati dall’organo di supervisione strategica.

3.3 L’ Organo con funzione di controllo

. L’Organo con funzione di controllo vigila sull’osservanza della normativa e sulla completezza, funzionalità e adeguatezza dei sistemi di controllo antiriciclaggio. Nell’esercizio delle proprie attribuzioni, si avvale delle strutture interne per lo svolgimento delle verifiche e degli accertamenti necessari e utilizza flussi informativi provenienti dagli altri organi aziendali, dal responsabile antiriciclaggio e, ove presenti, dalle altre funzioni di controllo interno.

In tale ambito, l’Organo di controllo:

- valuta con particolare attenzione l’idoneità delle procedure in essere per l’adeguata verifica della clientela, la conservazione delle informazioni e per la segnalazione delle operazioni sospette;
- stimola l’azione di approfondimento dei motivi delle carenze, anomalie e irregolarità riscontrate e promuove l’adozione delle opportune misure correttive.   

Per quanto concerne i rapporti con le Autorità di vigilanza, l’art. 46 del decreto antiriciclaggio prevede che l’Organo di controllo informi senza ritardo dette Autorità di tutti i fatti di cui venga a conoscenza nell’esercizio delle proprie funzioni che possano costituire violazioni gravi o ripetute o sistematiche o plurime delle disposizioni di legge e delle relative disposizioni attuative.

4. I PRESIDI DI RISCHIO RICICLAGGIO

4.a Premessa

- Un efficace assetto organizzativo antiriciclaggio si basa su un coinvolgimento delle strutture operative e delle funzioni aziendali e sulla chiara definizione dei compiti e responsabilità delle stesse.
- All’interno delle strutture operative i controlli di linea hanno un ruolo fondamentale; essi si avvalgono di adeguati presidi e sistemi informativi, e del responsabile antiriciclaggio aziendale, al quale competono funzioni complesse, trasversali su tutta l’operatività svolta dall’impresa, qualificabili in termini sia di verifica della funzionalità di procedure, strutture e sistemi, sia di supporto e consulenza sulle scelte gestionali.

4.1 La funzione antiriciclaggio

4.1.1 Inquadramento organizzativo

- L’Intermediario Finanziario istituisce una funzione antiriciclaggio e la organizza in coerenza con il principio di proporzionalità: la funzione è indipendente ed è dotata di risorse adeguate ai compiti da svolgere.
- La funzione riferisce direttamente agli Organi con funzioni di supervisione strategica, gestione e controllo ed ha accesso a tutte le attività dell’impresa nonché a qualsiasi informazione rilevante per lo svolgimento dei propri compiti.
- Il personale che svolge compiti riconducibili alla funzione antiriciclaggio deve essere adeguato per numero, competenze tecnico – professionali e aggiornamento, anche attraverso l’inserimento in programmi di formazione nel continuo.

4.1.2 Compiti della funzione antiriciclaggio

. La funzione antiriciclaggio verifica nel continuo che le procedure aziendali siano coerenti con l’obiettivo di prevenire e contrastare la violazione di norme in materia di antiriciclaggio. A tal fine, la funzione provvede a:

- Identificare le norme applicabili e valutare il loro impatto sui processi e le procedure interne;
- Collaborare alla definizione del sistema dei controlli interni e delle procedure finalizzato alla prevenzione e al contrasto dei rischi di riciclaggio;
- Verificare nel continuo l’adeguatezza del processo di gestione dei rischi e l’idoneità del sistema dei controlli interni e delle procedure adottato e proporre le modifiche organizzative e procedurali necessarie o opportune al fine di assicurare un adeguato presidio dei rischi;
- Collaborare alla definizione delle politiche di governo del rischio di riciclaggio e delle varie fasi in cui si articola il processo di gestione di tale rischio;
- Coordinare l’esercizio annuale di autovalutazione dei rischi di riciclaggio a cui è esposto l’Intermediario Finanziario;
- Prestare supporto e assistenza agli organi aziendali e all’alta direzione; in caso di offerta di prodotti e servizi nuovi, la funzione effettua in via preventiva le valutazioni di competenza;
- Verificare l’affidabilità del sistema informativo per l’adempimento degli obblighi di adeguata.
- Verifica della clientela, conservazione dei dati e segnalazione delle operazioni sospette;
- Trasmettere mensilmente alla UIF i dati aggregati concernenti l’operatività complessiva dell’impresa;
- Trasmettere alla UIF, sulla base delle istruzioni dalla stessa emanate, le comunicazioni oggettive concernenti operazioni a rischio di riciclaggio;
- Curare, in raccordo con le altre funzioni aziendali competenti in materia di formazione, la predisposizione di un adeguato piano di formazione, finalizzato a conseguire un aggiornamento su base continuativa del personale dipendente e dei collaboratori;
- Informare tempestivamente gli organi aziendali di violazioni o carenze rilevanti riscontrate nell’esercizio dei relativi compiti;
- Predisporre flussi informativi diretti agli organi aziendali e all’alta direzione.

. La funzione può essere chiamata a svolgere le attività di rafforzata verifica della clientela nei casi in cui - per circostanze oggettive, ambientali e/o soggettive - appaia particolarmente elevato il rischio di riciclaggio.

. Se tale compito è attribuito alle strutture operative, il Responsabile antiriciclaggio verifica l’adeguatezza del processo di rafforzata verifica condotto dalle strutture di linea, sottoponendo ad attento controllo tale processo e i relativi esiti.

. La Funzione antiriciclaggio predispone un documento (Policy ndr) che definisce responsabilità, compiti e modalità operative nella gestione del rischio di riciclaggio, indirizzato all’organo con funzione di gestione che lo sottopone all’approvazione dell’organo con funzione di supervisione strategica.

. Questo documento va aggiornato costantemente e reso disponibile e quindi accessibile a tutto il personale dipendente e ai collaboratori.

. La Funzione antiriciclaggio pone particolare attenzione all’adeguatezza dei sistemi e delle procedure interne in materia di obblighi di adeguata verifica della clientela e di conservazione nonché dei sistemi di rilevazione, valutazione e segnalazione delle operazioni sospette, all’efficace rilevazione delle altre situazioni oggetto di obbligo di comunicazione nonché all’appropriata conservazione della documentazione e delle evidenze richieste dalla normativa.

. Nella valutazione dell’adeguatezza di tali procedure, la Funzione antiriciclaggio può effettuare, controlli in loco su base campionaria per verificare l’efficacia e la funzionalità delle stesse e individuare eventuali aree di criticità, in raccordo con la funzione di revisione interna;

. La Funzione antiriciclaggio, almeno una volta l’anno, presenta la relazione prodotta dalla funzione antiriciclaggio agli organi di supervisione strategica, gestione e controllo sulle iniziative intraprese, sulle disfunzioni accertate e sulle relative azioni correttive da intraprendere nonché sull’attività formativa del personale.

. Nella relazione confluiscono anche i risultati dell’esercizio di autovalutazione condotto. Entro il 30 aprile di ciascun anno, la relazione della funzione antiriciclaggio, approvata dagli organi aziendali viene inviata in Banca d’Italia.

4.1.3. Il responsabile della funzione Antiriciclaggio

. Il responsabile della funzione deve essere in possesso di adeguati requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità che vengono definiti dalla normativa interna.
. Il responsabile antiriciclaggio è un responsabile di funzioni aziendali di controllo di secondo livello. La nomina e la revoca, adeguatamente motivate, sono di competenza dell’organo di supervisione strategica, sentito l’organo con funzioni di controllo, secondo procedure di selezione formalizzate. Nel termine di 10 giorni dalla relativa delibera, la decisione di nomina o di revoca I sono trasmesse alla Banca d’Italia.
. Il Responsabile antiriciclaggio riferisce direttamente agli organi aziendali e ha accesso diretto all’organo con funzione di supervisione strategica e all’organo con funzione di controllo, cui riferisce senza restrizioni o intermediazioni.
. La persona incaricata della funzione, collocata in posizione gerarchico - funzionale adeguata, non ha responsabilità dirette di aree operative né è gerarchicamente dipendente da soggetti responsabili di dette aree.
. Qualora giustificato dalle ridotte dimensioni dell’impresa, la responsabilità della funzione può essere attribuita ad un amministratore, purché sia destinatario di specifiche deleghe in materia di controlli e non sia destinatario di altre deleghe che ne pregiudichino l’autonomia, salvo il caso di amministratore unico.

4.1.4. Esternalizzazione della funzione antiriciclaggio

. Lo svolgimento dei controlli attribuiti alla funzione antiriciclaggio può essere affidato a soggetti esterni dotati di idonei requisiti in termini di professionalità, autorevolezza e indipendenza. La responsabilità per la corretta gestione dei rischi di riciclaggio resta, in ogni caso, in capo all’Intermediario Finanziario.

. In caso di esternalizzazione, l’Intermediario Finanziario nomina un responsabile interno della funzione antiriciclaggio con il compito di verificare il corretto svolgimento del servizio da parte del fornitore e adotta le cautele organizzative necessarie a garantire il mantenimento dei poteri di indirizzo e controllo da parte degli organi aziendali.

. La decisione di ricorrere all’esternalizzazione non deve pregiudicare la qualità del sistema dei controlli. L’Intermediario Finanziario formalizza un accordo di esternalizzazione che definisca almeno:

- i rispettivi diritti e obblighi; i livelli di servizio attesi, espressi in termini oggettivi e misurabili, nonché le informazioni necessarie per la verifica del loro rispetto; gli eventuali conflitti di interesse e le opportune cautele per prevenirli o, se non possibile, attenuarli; la durata dell’accordo e le modalità di rinnovo nonché gli impegni reciproci connessi con l’interruzione del rapporto;
- la frequenza minima dei flussi informativi nei confronti del responsabile interno e degli organi aziendali e delle funzioni di controllo, fermo restando l’obbligo di corrispondere tempestivamente a qualsiasi richiesta di informazioni e di consulenza;
- gli obblighi di riservatezza delle informazioni acquisite nell’esercizio della funzione;
- la possibilità di rivedere le condizioni del servizio al verificarsi di modifiche normative o nell’operatività e nell’organizzazione dell’impresa esternalizzante;
- la possibilità per il soggetto Intermediario Finanziario, le Autorità di Vigilanza e la UIF di accedere alle informazioni utili e ai locali in cui opera il fornitore di servizi per l’attività di monitoraggio, supervisione e controllo.
- Non è coerente con il principio di proporzionalità l’esternalizzazione dei compiti attribuiti alla funzione antiriciclaggio da parte dell’Intermediario Finanziario che presentano significative dimensioni e complessità operativa.

4.1.5. Rapporti con altre funzioni aziendali

. La funzione di revisione interna verifica periodica l’adeguatezza e l’efficacia della funzione antiriciclaggio.

4.2 Il responsabile delle segnalazioni delle operazioni sospette (S.O.S.)

. Il responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette (RSOS) è il legale rappresentante dell’impresa ovvero un suo delegato; la delega può essere conferita anche al responsabile della funzione antiriciclaggio. Il conferimento della delega è deliberato dall’Organo con funzione di supervisione strategica, sentito l’Organo con funzione di controllo.  

. Il responsabile delle SOS è in possesso di adeguati requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità e svolge la propria attività con autonomia di giudizio e riservatezza.

. Il ruolo del responsabile delle SOS va formalizzato e reso pubblico all’interno della struttura e presso la rete distributiva. La nomina e la revoca del medesimo responsabile sono comunicate tempestivamente alla UIF.

. Il responsabile delle SOS non ha responsabilità dirette in aree operative né è gerarchicamente dipendente da soggetti di queste aree.

Al pari del responsabile antiriciclaggio e delle funzioni di secondo livello dei rischi la delega non può essere conferita al responsabile della funzione di revisione interna (in quanto funzione di terzo livello) a soggetti esterni al Intermediario Finanziario, salvo quanto previsto per i gruppi.

. Presso l’Intermediario Finanziario di rilevanti dimensioni la delega può essere attribuita a più di un soggetto, con individuazione di criteri che assicurino il coordinamento e la condivisione delle informazioni tra i delegati.

. Il responsabile delle SOS:

    1. valuta le operazioni sospette comunicate dai preposti della società (responsabili delle funzioni operative – funzioni di primo livello - che hanno rapporto on il pubblico);
    2. Le trasmette alla UIF le segnalazioni previa verifica delle loro fondatezza, tralasciando il nominativo dei soggetti coinvolti nella procedura di segnalazione dell’operazione; e,
    3. Mantiene evidenza delle valutazioni effettuate nell’ambito della procedura, anche in caso di mancato invio della segnalazione alla UIF.

. Inoltre il responsabile delle SOS:

- conosce e applica con rigore ed efficacia le istruzioni, schemi e indicatori emanati dalla UIF;
- svolge un ruolo di interlocuzione con la UIF e corrisponde tempestivamente alle eventuali richieste di approfondimento provenienti dalla stessa;
- può acquisire ogni informazione utile dalla struttura che svolge il primo livello di analisi delle operazioni anomale e dal responsabile antiriciclaggio, ove i due soggetti non coincidano;
- ha libero accesso ai flussi informativi diretti agli organi e alle strutture aziendali, significativi per la prevenzione e il contrasto del riciclaggio (ad esempio, richieste pervenute dall’autorità giudiziaria o dagli organi investigativi);
- utilizza nelle valutazioni anche eventuali elementi desumibili da fonti informative liberamente accessibili;
- comunica l’esito della propria valutazione al soggetto responsabile di primo livello che ha dato origine alla segnalazione, con modalità organizzative idonee ad assicurare la tutela della riservatezza;
- effettua verifiche, anche a campione, sulla congruità delle valutazioni effettuate dal primo livello sull’operatività della clientela;
- fornisce informazioni sui nominativi dei clienti oggetto di segnalazione di operazioni sospette ai responsabili delle strutture competenti ai fini dell’attribuzione o aggiornamento del profilo di rischio dei clienti stessi. – anche attraverso l’utilizzo di idonee basi informative ma con la dovuta riservatezza.

4.3 La funzione di revisione interna

. La Funzione di revisione interna, verifica con sistematicità un assetto organizzativo aziendale adeguato e conforme alla disciplina antiriciclaggio vigilando sulla funzionalità del complessivo sistema dei controlli interni.  

. La Funzione, tra l’altro, attraverso controlli sistematici, anche di tipo ispettivo, verifica:

- il costante rispetto dell’obbligo di adeguata verifica, sia nella fase di instaurazione del rapporto che nello svilupparsi nel tempo della relazione;
- l’effettiva acquisizione e l’ordinata conservazione dei dati e documenti secondo quanto prescritto dalla normativa;
- l’effettivo grado di coinvolgimento del personale dipendente e dei collaboratori nonché dei responsabili delle strutture centrali e periferiche, nell’attuazione dell’obbligo della “collaborazione attiva”.
- Tutte le strutture operative, sia periferiche che centrali, vanno sottoposte a verifica in un congruo arco di tempo per cui pianifica gli interventi, sia a distanza che ispettivi le iniziative nei confronti delle strutture maggiormente esposte ai rischi di riciclaggio e con maggior frequenza, quelle che hanno a profilo di rischio “alto”.
- La funzione esegue interventi di follow-up al fine di assicurarsi dell’avvenuta adozione degli interventi correttivi delle carenze e irregolarità riscontrate e della loro idoneità a evitare analoghe situazioni nel futuro.

4.4 Presidi in materia di rete distributiva e mediatori

. Per i servizi offerti attraverso reti di agenti in attività finanziaria, consulenti finanziari, “soggetti convenzionati e agenti” o altri soggetti legati al Intermediario Finanziario da vincoli contrattuali, l’Intermediario Finanziario adotta le precauzioni necessarie ad assicurare il rispetto delle disposizioni in materia di contrasto al riciclaggio da parte della rete distributiva.  

. A tal fine, l’Intermediario Finanziario:

- indica, nell’ambito dei contratti di collaborazione stipulati con i collaboratori addetti alla rete distributiva le regole di condotta a fini antiriciclaggio cui gli stessi devono attenersi nell’esercizio dell’attività per conto dell’Intermediario Finanziario medesimo;
- fornisce agli addetti alla propria rete distributiva gli strumenti operativi e le procedure, anche informatiche, che li assistano nell’esecuzione di ogni operazione e dei relativi adempimenti a fini antiriciclaggio;
- appronta specifici e periodici programmi di formazione a favore degli addetti alla rete distributiva, affinché abbiano adeguata conoscenza della normativa di riferimento e delle connesse responsabilità e siano in grado di utilizzare consapevolmente strumenti e procedure di ausilio nell’esecuzione degli adempimenti;
- monitora costantemente il rispetto da parte della rete distributiva delle regole di condotta antiriciclaggio stabilite dalla normativa ed in sede contrattuale;
- effettua verifiche periodiche presso i punti operativi degli addetti alla rete distributiva.

. Nei casi in cui è richiesta una rafforzata verifica della clientela in ragione del più elevato rischio di riciclaggio, l’Intermediario Finanziario interviene a supporto del collaboratore nell’adempimento degli obblighi previsti dall’art. 25 del decreto antiriciclaggio.  

. Nel caso di intervento di un mediatore creditizio o altro soggetto non legato all’ Intermediario Finanziario da un rapporto di mandato, l’Intermediario Finanziario può avvalersi dei dati e informazioni già raccolti dal mediatore, verificando la correttezza degli adempimenti compiuti per l’identificazione della clientela e controllando che il flusso informativo sia tempestivamente trasmesso ai fini degli obblighi di conservazione.

. Qualora l’Intermediario Finanziario accerti gravi inadempimenti o infedeltà da parte del mediatore nell’esecuzione degli obblighi antiriciclaggio interrompe ogni rapporto con il mediatore medesimo.  

. Nell’ambito delle eventuali convenzioni stipulate con mediatori o collaboratori indipendenti, l’Intermediario Finanziario indica le regole di condotta antiriciclaggio cui gli stessi devono attenersi nell’esercizio della propria attività; inoltre, prevede - anche a pena della risoluzione del rapporto - che il soggetto partecipi periodicamente ad adeguate iniziative di formazione ed aggiornamento.

4.5 La formazione del personale

. L’Intermediario Finanziario realizza programmi di addestramento e di formazione del personale sugli obblighi previsti dalla normativa antiriciclaggio.

. L’addestramento e la formazione del personale assicurano una specifica preparazione dei dipendenti e dei collaboratori che sono a più diretto contatto con la clientela e del personale appartenente alla funzione antiriciclaggio.

- A questi dipendenti è richiesto un continuo aggiornamento in merito all'evoluzione dei rischi di riciclaggio e agli schemi tipici delle operazioni finanziarie criminali.

- L’attività di addestramento e formazione del personale è svolto con continuità e sistematicità, nell’ambito di programmi organici.

- Annualmente viene sottoposta all’Organo con funzione di gestione una relazione in ordine all’attività di addestramento e formazione in materia di normativa antiriciclaggio.

5. LA VALUTAZIONE DEI RISCHI DI RICICLAGGIO E DI FINANZIAMENTO DEL TERRORISMO

5.1 Principi generali

. L’Intermediario Finanziario conduce un’autovalutazione del rischio di riciclaggio cui sono esposti e adottano procedure conformi ai criteri e alle metodologie dettate dalla Banca d’Italia.  

. L’autovalutazione è condotta sulla base di una metodologia che comprende le seguenti macro-attività:

- Identificazione del rischio inerente: l’Intermediario Finanziario identifica i rischi attuali e potenziali cui sono esposti, tenendo in considerazione anche gli elementi forniti da fonti informative esterne;
- Analisi delle vulnerabilità: l’Intermediario Finanziario analizza l’adeguatezza dell’assetto organizzativo, dei presidi di prevenzione e monitoraggio rispetto ai rischi precedentemente identificati al fine di individuare eventuali vulnerabilità;
- determinazione del rischio residuo: l’Intermediario Finanziario valuta il livello di rischio cui sono esposti in ragione del livello di rischio inerente e della robustezza dei presidi di mitigazione;
- azione di rimedio: l’Intermediario Finanziario realizza appropriati interventi correttivi a fronte delle eventuali criticità esistenti e per l’adozione di opportune misure di prevenzione e mitigazione del rischio di riciclaggio.

5.2 Modalità di conduzione dell’esercizio

. L’autovalutazione è svolta valutando l’esposizione al rischio di coinvolgimento in fenomeni di riciclaggio per ogni linea di business considerata rilevante.

. I criteri per l’individuazione delle linee di business sono definiti dall’ Intermediario Finanziario in ragione della propria natura, organizzazione, specificità e complessità operative, tenendo in considerazione i sottoelencati fattori di rischio.  

. Per i soggetti caratterizzati da minore complessità operativa, la segmentazione in linee di business può tenere conto del principio di proporzionalità, ferma restando la coerenza della segmentazione in relazione all’effettiva operatività svolta.  

. Il documento di autovalutazione esplicita le ragioni che hanno condotto alla individuazione delle specifiche linee di business e del peso attribuito a ciascuna linea rispetto all’operatività complessiva.

5.3 Individuazione del rischio inerente

. Nella valutazione dei rischi di riciclaggio, l’Intermediario Finanziario valuta almeno i seguenti fattori di rischio:  

    1. Operatività: il volume e l’ammontare delle transazioni e l’operatività tipica;
    2. Prodotti e servizi: i prodotti e servizi offerti e il mercato di riferimento per i prodotti e i servizi erogati;
    3. Clientela: la tipologia di clientela, con particolare riguardo ai clienti classificati a rischio alto;
    4. Canali distributivi: i canali distributivi utilizzati per l’apertura e il mantenimento dei rapporti e per la vendita di prodotti e servizi;
    5. Area geografica e paesi di operatività: il rischio geografico deve essere valutato con riferimento alla clientela, all’eventuale presenza di succursali o filiazioni nonché all’operatività posta in essere con l’estero.  

. Per ciascuna delle linee di business è definito il livello di rischio inerente, alla luce degli elementi di valutazione sopra indicati, da esprimere con un giudizio in una scala di quattro valori. L’attribuzione del livello di rischio inerente viene accompagnata dalla descrizione degli elementi di valutazione (dati e informazioni) considerati, delle analisi poste in essere e delle motivazioni che hanno determinato le scelte effettuate.

5.4 Individuazione delle vulnerabilità

. L’Intermediario Finanziario adotta politiche e procedure atte a mitigare i rischi di riciclaggio.

. Successivamente alla determinazione dell’intensità del rischio inerente per ciascuna delle linee di attività, per ognuna di esse valuta il livello di vulnerabilità dei presidi, da esprimere con un giudizio in una scala di quattro valori.

. Nell’effettuare tale valutazione, l’Intermediario Finanziario prende in considerazione le indicazioni e le valutazioni provenienti dalle funzioni aziendali di controllo.

. L’attribuzione del livello di vulnerabilità è accompagnata da una sintetica illustrazione dei presidi in essere e dalla descrizione dei punti di debolezza eventualmente individuati, con l’esplicitazione delle motivazioni che hanno determinato il punteggio attribuito.

. La determinazione del livello di vulnerabilità individuato tiene conto di quanto riscontrato dalla Banca d’Italia nell’effettuazione dei propri controlli di vigilanza.

5.5 Determinazione del livello di rischio residuo

. La combinazione dei giudizi di rischio inerente e di vulnerabilità per ogni linea di business determina, in base alla matrice di seguito illustrata, l’attribuzione della fascia di rischio residuo della linea di business, secondo una scala di quattro valori.

. Il livello di rischio residuo complessivo è determinato dai valori di rischio residuo delle singole linee di business individuate, ponderate secondo il peso attribuito a ciascuna di tali linee.

5.6 Matrice di determinazione del rischio residuo

 

5.7 Azione di rimedio

. L’esercizio di autovalutazione viene aggiornato tempestivamente laddove emergano nuovi rischi di rilevante entità ovvero si verifichino mutamenti significativi nei rischi esistenti, nell’operatività o nella struttura organizzativa o societaria.

. Parimenti in caso di apertura di nuove linee di business la funzione antiriciclaggio conduce l’autovalutazione per tali nuove linee.

. L’esercizio di autovalutazione ha cadenza annuale ed è a cura della funzione antiriciclaggio. Esso viene trasmesso alla Banca d’Italia unitamente alla relazione annuale della funzione, entro il 30 aprile dell’anno successivo a quello di valutazione.  

. Nel caso di gruppi soggetti a vigilanza su base consolidata, la capogruppo coordina l’esercizio svolto da ciascuno dei soggetti obbligati appartenenti al gruppo. La capogruppo conduce un proprio distinto esercizio di autovalutazione nel quale dà conto degli esiti dell’esercizio sulle singole entità e valuta la rilevanza dell’impatto sul livello di rischio residuo del gruppo nel suo complesso dei rischi residui individuati presso le controllate.

. Le funzioni deputate individuano ed implementano le misure di mitigazione e le iniziative di adeguamento necessarie in ragione del livello di rischio residuo individuato e ne monitorano lo stato di avanzamento.

. La verifica dello stato di attuazione delle iniziative in precedenza assunte costituisce un momento formalizzato della discussione con i richiamati organi.  

. In particolare, spetta all’Organo con funzione di supervisione strategica individuare politiche di governo di detti rischi adeguate all’entità e alla tipologia dei profili di rischio cui sono concretamente esposte le attività dei soggetti obbligati.

. L’organo con funzione di gestione appronta le procedure necessarie per dare attuazione a tali politiche; la funzione antiriciclaggio ne verifica nel continuo l’idoneità al fine di assicurare un adeguato presidio dei citati rischi.

5.8 Tempi e modalità di conduzione dell’esercizio

. Una volta determinato il livello di rischio residuo delle linee di business e quello complessivo, l’Intermediario Finanziario individua le iniziative correttive o di adeguamento da adottare per prevenire e mitigare i rischi residui.

. L’attribuzione del livello di rischio residuo viene accompagnata dalla descrizione degli elementi di valutazione considerati, delle analisi poste in essere e delle richiamate iniziative correttive o di adeguamento individuate.

. L’azione di rimedio viene determinata ad esito di una fase di discussione collegiale dei risultati dell’esercizio di autovalutazione e di approvazione delle eventuali misure di adeguamento da parte dell’organo con funzione di supervisione strategica su proposta dell’organo con funzione di gestione.

 

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